Wer ist ecoprotec?
Die ecoprotec GmbH mit Sitz in Paderborn unterstützt seit 2000 Unternehmen bei rechtlichen und normativen Anforderungen, insbesondere in der betrieblichen Sicherheit.
Mit über 120 Fachkräften an 9 Standorten bietet sie praxisnahe Lösungen in Arbeitssicherheit, Datenschutz, Qualitäts- und Umweltmanagement. Werte wie Authentizität, Leidenschaft und Verbindlichkeit stehen dabei im Fokus.
Ausgangssituation
Die ecoprotec GmbH stand vor der Herausforderung, ihre Abrechnungsprozesse an unterschiedliche Projektanforderungen anzupassen. Unterschiedliche Abrechnungsmodelle führten zu hoher manueller Arbeit und komplexen Berechnungen.
Projekterfolg
Einführung flexibler Abrechnungsmodelle
Reduzierung manueller Eingriffe durch Automatisierung
Transparenz und Nachvollziehbarkeit in der Rechnungsstellung
Ausführliche Projektbeschreibung
Invoicing Policy
Rechnungen werden in festgelegten Intervallen erstellt: monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich.
Devider-Funktion
Die Berechnung basiert auf der gewählten Frequenz und der Projektlaufzeit aus dem „Other Info“-Tab sowie den Projektphasen:
Monatlich (12/1)
Quartalsweise (12/3)
Halbjährlich (12/6)
Jährlich (12/12)
Die Gesamtsumme wird anteilig in festgelegten Intervallen berechnet. Falls das Produktpaket über eine Konfiguration für Start- und Enddatum verfügt, wird die Berechnung anhand der Projektphasen durchgeführt. Andernfalls erfolgt die Berechnung basierend auf dem Projektstart- und Enddatum.
Flexible Abrechnungsmethoden
Pack Fixed Amount: Der gesamte Betrag wird nach Abschluss des entsprechenden Pakets in Rechnung gestellt.
Section Fixed Amount: Der Betrag wird abgerechnet, sobald alle Pakete in einer Sektion abgeschlossen sind.
Based on Timesheets: Rechnungen werden auf Basis der tatsächlich erfassten Arbeitszeiten erstellt.
Based on Delivered Quantity: Die Rechnungsstellung erfolgt basierend auf den tatsächlich gelieferten Mengen (erfasst in der Aufgabe).
Percentage per Milestone: Teilrechnungen werden erstellt, sobald definierte Meilensteine erreicht sind (z. B. 25 %, 50 %, 75 %, 100 %).
Zusammenfassung
Durch die Implementierung einer flexiblen und automatisierten Rechnungsstellung konnte die ecoprotec GmbH ihre internen Prozesse erheblich optimieren. Die Automatisierung der Berechnungen führte zu einer erheblichen Reduzierung des administrativen Aufwands und einer verbesserten Transparenz in der Rechnungsstellung.
Dank der Unterstützung von cube48 konnte eine präzise und flexible Abrechnungslogik eingeführt werden, die sich nahtlos in bestehende Unternehmensprozesse integriert. Dadurch wurde nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch eine verbesserte Kontrolle über projektbasierte Rechnungsstellungen erreicht.